home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / legbil.zip / LTB.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-05  |  68KB  |  1,752 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                  Welcome to
  14.  
  15.                            LEGAL TIME & BILLING
  16.                          Legal Productivity System
  17.  
  18.  
  19.                               REFERENCE MANUAL
  20.  
  21.  
  22.                              FrostByte Company
  23.                            3398 Sir Henry Street
  24.                              Atlanta, GA 30344
  25.                                (404) 761-5029
  26.                              BBS: (404) 762-0923
  27.  
  28.                     Copyright 1992 FrostByte Company
  29.                             All Rights Reserved
  30.  
  31.               Specifications subject to change without notice
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                               IMPORTANT !!!!!
  41.  
  42.         If you obtained this copy from a BBS Board or shareware disk
  43.         service, it is possible you do not have the latest version of the
  44.         Legal Time & Billing program. FrostByte Company maintains a 24
  45.         hour on-line BBS Board so you can download the very latest
  46.         version including all updates, bug-fixes and new features.
  47.  
  48.         Call The BBS at 404-762-0923. We support up to 9600 Baud. Log in
  49.         as a New Caller. Although this is a subscribtion BBS, you will
  50.         be allowed to download any program in File Directory #4
  51.         (FrostByte Software Support).
  52.  
  53.                                  DISCLAIMER
  54.  
  55.         Use of this program acknowledges this disclaimer of warranty: "This
  56.         program is supplied AS IS. FrostByte Company disclaims all
  57.         warranties, expressed or implied, including, without limitation, the
  58.         warranties of merchantability and of fitness of this program for any
  59.         purpose. FrostByte Company assumes no liability for damages direct
  60.         or consequential, which may result from the use of this program."
  61.  
  62.  
  63.                                  TRADEMARK
  64.  
  65.  
  66.         MS-DOS is a registered trademark of Microsoft Corporation.
  67.         PC-DOS is a registered trademark of IBM Corporation.
  68.  
  69.         SYSTEM REQUIREMENTS
  70.  
  71.         Legal Time & Billing will run on the IBM PS/2, PC/AT/XT, PC and on
  72.         IBM compatible computers.  MINIMUM requirements are:
  73.  
  74.         * 640 of RAM memory (suggested).
  75.         * PC-DOS 3.0 or greater or MS-DOS 3.0 or greater.
  76.         * Hard disk (suggested).
  77.         * Either a color or a monochrome monitor with 80-column display.
  78.  
  79.  
  80.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:1
  81.  
  82.  
  83.  
  84.     INSTALLING TIME & BILLING TO A HARD DISK
  85.  
  86.     To greatly reduce loading and running times, we recommend that you use Legal
  87.     Time & Billing from a hard disk drive.
  88.  
  89.     Legal Time & Billing is not copy-protected. Before you load it, we urge you
  90.     to make a backup copy of the distribution disk by following the instructions
  91.     in your DOS manual.
  92.  
  93.     If your received the Legal Time & Billing program in the form of LEGBIL.EXE,
  94.     you must extract the program files as follows:
  95.  
  96.     1 - Create the sub-directory LTB or other name as you desire.
  97.     2 - Go to that sub-directory by typing: CD\LTB and press the Enter key.
  98.     3 - From this sub-directory, run the program file LEGBIL.
  99.     4 - The following message will appear:
  100.  
  101.           ╔═════════════════════════════════════════════════════════╗
  102.           ║ This is a self-extracting EXE file that will create the ║
  103.           ║ necessary files to run the Legal Time & Billing program.║
  104.           ╚═════════════════════════════════════════════════════════╝
  105.  
  106.             Do you want to continue extracting these files now [Y/N]
  107.  
  108.     5 - Answer Y)es. The program files will be extracted and ready to run.
  109.  
  110.     If your received the Legal Time & Billing program in the form of LEGBIL.ZIP,
  111.     you must extract the program files as follows:
  112.  
  113.     Obtain the latest utility program PKUNZIP.EXE from any Bulletin Board.
  114.  
  115.     1 - Create the sub-directory LTB or other name as you desire.
  116.     2 - Go to that sub-directory by typing: CD\LTB and press the Enter key.
  117.     3 - From this sub-directory, extract the program files by typing:
  118.         PKUNZIP LEGBIL and press the Enter key.
  119.     4 - The program files will be extracted and ready to run.
  120.  
  121.     To print or view the documention, type SEE LTB.DOC and press [Enter].
  122.  
  123.     NOTE: If you have a laser or deskjet printer that defaults to 60 lines per
  124.           page instead of the standard 66 lines, make sure your printer is on
  125.           line and then run the utility program PRINT66.COM before running LTB.
  126.           This will insure pages will not prematurely eject.
  127.  
  128.           If you have an HP DeskJet series printer, you can hardware select 66
  129.           lines as default. Turn the printer off. Facing the front of the
  130.           printer, tilt it slightly upward and look below the paper storage bin.
  131.           You will see two sets of 8 dip switches. They should be factory set
  132.           with all switches facing down. With a sharp object such as a pen or
  133.           toothpick, flip the two middle switches up.
  134.  
  135.                Proper HP DeskJet Dip-Switch Positions                           
  136.  
  137.                      ┌────────┐ ┌────────┐     u = switch up
  138.                      │dddddddu│ │uddddddd│     d = switch down
  139.                      └────────┘ └────────┘
  140.  
  141.     Turn the printer on and use normally.
  142.  
  143.  
  144.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:2
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.     Most Laser series printers can also be set via its built in menu control
  150.     system. Consult your printer manual on how to default from 60 to 66 lines
  151.     per page or call your local printer dealer for support.
  152.  
  153.     HINT: Adding the line
  154.  
  155.                       MODE LPT1:,,B           (DOS 5.0 or greater)
  156.                   or
  157.                       MODE LPT1:,,P           (DOS 4.0 or earlier)
  158.  
  159.     to your AUTOEXEC.BAT file will eliminate printer hangups for those printers
  160.     that time-out during long sessions. Make sure the file MODE.COM is in your
  161.     path or root directory and the printer is on-line before turning on the
  162.     computer. If your printer is attached to parallel port 2, substitute LPT2
  163.     for LPT1. Consult your DOS manual for more information.
  164.  
  165.     Call (404) 761-5029 during business hours (EST) for program assistance.
  166.  
  167.     THIS COMPLETES THE HARD DISK INSTALLATION
  168.  
  169.     Starting Up from a Hard Disk:
  170.  
  171.     NOTE: To run Legal Time & Billing once it has been installed on your hard
  172.           disk, first turn on your computer.
  173.  
  174.     Then access the LTB directory by typing: CD\LTB and press [Enter].
  175.  
  176.     From there type:
  177.  
  178.     LTB
  179.  
  180.     and press [Enter].
  181.  
  182.     INITIAL TIME & BILLING INSTALLATION:
  183.  
  184.     Before using Legal Time & Billing for the first time, you must enter certain
  185.     information required by the program in the order shown. This will include:
  186.  
  187.     * Miscelaneous options.
  188.     * Billing Statement options.
  189.     * Attorney information.
  190.     * Firm or Practice address(es).
  191.  
  192.     The following steps will insure you will properly install Legal Time &
  193.     Billing:
  194.  
  195.     1 - If you have not already done so, access the LTB directory by typing:
  196.         CD\LTB and press [Enter].
  197.  
  198.     2 - Type: LTB and press [Enter] to load the program into your computer.
  199.  
  200.     3 - The opening title screen will then appear.
  201.  
  202.  
  203.  
  204.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:3
  205.  
  206.  
  207.  
  208.     4 - Press any key to bypass the opening title screen.
  209.  
  210.     5 - The Current Date verification screen will appear in the format:
  211.  
  212.     ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
  213.     │ If TODAY'S date is not 01/01/91 please enter it now or press  │
  214.     │                    RETURN to continue......                   │
  215.     └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
  216.  
  217.     If the date shown is correct, press [Enter] otherwise type the current date
  218.     in the format shown on the screen.
  219.  
  220.     The program will automatically detect that this is a first time installation
  221.     and allow you to add various items to customize Time & Billing to your firm
  222.     or practice.
  223.  
  224.                       MISCELLANY OPTION SCREEN
  225.  
  226.       ┌─────────────────────────────────────────────────────┐
  227.       │ Enable Sound On Messages (Y/N) Y                    │
  228.       │ Are You Using A Laser Or Deskjet Printer (Y/N) Y    │
  229.       │ Is This A Single Sheet Printer (Y/N) N              │
  230.       │ Communication Port For Phone Dialer (1/2/3/4) 1     │
  231.       │ Enable Action Code pick list (Y/N) Y                │
  232.       │ Is This A (F)irm Or (S)ingle Practice  S            │
  233.       │ Auto Correction For Upper/Lower Case Errors (Y/N) Y │
  234.       │ (S)olid Background Or (C)olumns Wallpaper (S/C) S   │
  235.       └─────────────────────────────────────────────────────┘
  236.  
  237.   The Miscellany Option screen (shown above) allows you to configure certain
  238.   features of the program to your system and personal preferences. Most items
  239.   have a default 'Y' or 'N' but can be changed at any time.
  240.  
  241.   Enable Sound On Messages (Y/N)
  242.  
  243.     The computer will generate an audible beep to alert you of the presence of
  244.     certain messages that will appear on the screen. If you perfer not to hear
  245.     the beep, answer 'N'.
  246.  
  247.   Are You Using A Laser Or Deskjet Printer (Y/N)
  248.  
  249.     Billing and Report documents are positioned differently for laser and
  250.     non-laser type printers. If you have any brand of laser or an HP DeskJet
  251.     series printer, answer 'Y' else answer 'N'.
  252.  
  253.   Is This A Single Sheet Printer (Y/N)
  254.  
  255.     If your printer can only accept single sheets of paper, answer 'Y' so the
  256.     program will pause during all printing routines to allow you to change
  257.     paper.
  258.  
  259.   Communication Port For Phone Dialer (1/2/3/4)
  260.  
  261.     If your system has a telephone Modem installed, you can auto-dial any of
  262.  
  263.  
  264.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:4
  265.  
  266.  
  267.  
  268.     your client telephone numbers. The program needs to know which communication
  269.     port the modem is set for. Normally it is 'Com1'.
  270.  
  271.   Enable Action Code pick list (Y/N)
  272.  
  273.     Some practices prefer to assign a Action Code number/description system when
  274.     generating slips. Others want to define the slip as either a Service, Flat
  275.     Fee, Expense or Credit.
  276.  
  277.     If you answer "Y" to enable the Action Code pick list, this list will appear
  278.     whenever you add a slip. If you disable this feature, the pick list will not
  279.     appear. During slip generation, a small window will appear in place of the
  280.     Action Codes to designate this transaction as a Service, Expense, Flat Fee
  281.     or Credit.
  282.  
  283.   Is This A (F)irm Or (S)ingle Practice
  284.  
  285.     If this is a Single Practice or a Professional Group comprised of
  286.     independent attorneys type the letter "S" otherwise type the letter "F".
  287.  
  288.   Auto Correction For Upper/Lower Case Errors (Y/N)
  289.  
  290.     The Client data entry screen provides case checking if you answer "Y". This
  291.     feature will automatically check that all entries except the Company field
  292.     begin with an upper case letter with the remaining characters in lower case.
  293.     If you type the following or case combinations of:
  294.  
  295.                           george b. jONES
  296.  
  297.                        will be converted to:
  298.  
  299.                           George B. Jones
  300.  
  301.      If your preference is to maintain all characters in upper case, answer "N"
  302.      to disable case checking.
  303.  
  304.      The Company field is not case checked to preclude:
  305.  
  306.                           The ABC Company
  307.  
  308.                         to be converted to:
  309.  
  310.                           The Abc Company
  311.  
  312.   (S)olid Background Or (C)olumns Wallpaper (S/C)
  313.  
  314.      Your choice of background 'wallpaper' for all screens. "S" option will
  315.      clear screens in solid and "C" will use columns. (Looks nice with color
  316.      when selecing two-tone blue for Background.)
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:5
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                        BILLING OPTION SCREEN
  329.  
  330.      ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
  331.      │ Create Letterhead (Y/N) Y                                  │
  332.      │ Position For Clear (W)indow Envelopes Or (C)enter (W/C) C  │
  333.      │ Include Client Account No. (Y/N) Y                         │
  334.      │ Include Contingency Clients In Monthly Billing (Y/N) Y     │
  335.      │ Include Reference Caption (Y/N) Y                          │
  336.      │ Print Duplicate Copies (Y/N) N                             │
  337.      │ Display Only Time, Dollar Amount, Both Or None (T/D/B/N) B │
  338.      │ Display Total Time At Bottom Of Statement (Y/N) Y          │
  339.      │ Display Slip Times In (D)ecimal Or (H)our D                │
  340.      └────────────────────────────────────────────────────────────┘
  341.  
  342.     The Billing Statement Print Option screen (shown above) allows you to
  343.     configure certain options to your personal preference. Most items have a
  344.     default 'Y' or 'N' but can be changed at any time.
  345.  
  346.     Create Letterhead For Billing Statements (Y/N)
  347.  
  348.     If you elect to have the program generate your firm/practice letterhead on
  349.     all billing statements, answer 'Y. If you wish to use pre-printed
  350.     stationary, answer 'N'.
  351.  
  352.     Position For Clear (W)indow Envelopes Or (C)enter (W/C)
  353.  
  354.     If you answered 'Y' to the previous prompt, you now have the option to
  355.     center your letterhead on the billing statement, or have it located on the
  356.     left margin if you intend on using glassine windowed envelopes.
  357.  
  358.     Include Client Account No. (Y/N)
  359.  
  360.     You may elect to display the Client Account Code. If enabled, the format
  361.     will appear at the upper right corner of the statement as:
  362.  
  363.                          Account: JOHPUB
  364.  
  365.     assuming the client account code for 'John Q. Public' is 'JOHPUB'.
  366.  
  367.  
  368.     Include Contingency Clients In Monthly Billing (Y/N)
  369.  
  370.     Usually you do not want to send monthly statements to contingency clients.
  371.     Answering "Y" will generate a statement. Individual statements can be
  372.     printed or displayed at anytime regardless of this response.
  373.  
  374.     Include Reference Caption (Y/N)
  375.  
  376.     Option to include the Reference Caption associated with the Client data
  377.     screen. This caption is used for the main heading of the statement
  378.     especially when you bill the same client/company for separate actions and
  379.     want each statement to be unique.
  380.  
  381.     Print Duplicate Copies (Y/N)
  382.  
  383.  
  384.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:6
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.     Answer "Y" if you want to print duplicate copies of every billing statement.
  390.  
  391.     Display Only Time, Dollar Amount, Both Or None (T/D/B/N)
  392.  
  393.     You can elect to display only time, only the dollar amount, both or none on
  394.     the statement column adjacent to the action description. The default is
  395.     Both.
  396.  
  397.     Display Total Time At Bottom Of Statement (Y/N)
  398.  
  399.     You may elect to display or omit the Total time reference at the bottom of
  400.     the statement.
  401.  
  402.     Display Slip Times In (D)ecimal Or (H)our
  403.  
  404.     You have the option to display your slip times in decimal or hour format on
  405.     all statements and reports regardless of the method you used when generating
  406.     a slip.
  407.  
  408.     ADD ATTORNEY NAMES:
  409.  
  410.     The Attorney edit window will be displayed in the middle of your screen
  411.     along with the following message:
  412.  
  413.          ┌───────────────────────────────────────────┐
  414.          │ Database empty. Add records (Y/N) ?  [Y]  │
  415.          └───────────────────────────────────────────┘
  416.  
  417.     a. Press [Enter].
  418.  
  419.     The cursor will be positioned in the ATTORNEY NAME field.
  420.  
  421.     b. Type the attorney's name in the format "John Q. Public" and press
  422.        [Enter].
  423.  
  424.     The cursor will now be positioned in the INIT field.
  425.  
  426.     c. Type the attorney's initials and press [Enter].
  427.  
  428.     The cursor will now be positioned in the TITLE field.
  429.  
  430.     d. Type a business title for this name that you would like printed on the
  431.        client statement when your pre-printed letterheads are not used. The
  432.        title could be, "Attorney At Law", "CPA", "Agent", etc. This is an
  433.        optional field and may be left blank. This field allows Legal Time &
  434.        Billing to be adaptable to any business other than the law profession.
  435.  
  436.     The first attorney's information will now be saved.
  437.  
  438.     e. To add more attorney names press [F5] key and repeat steps b - e.
  439.  
  440.     f. When you have completed adding all of the attorneys in your firm or
  441.        professional group, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  442.  
  443.  
  444.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:7
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.     ADD FIRM NAME AND ADDRESSES:
  450.  
  451.     NOTE: If you have previously added more than one attorney name and this is a
  452.           single practice, an attorney selection list will appear in the middle
  453.           of the screen. If the list does not appear, bypass step b.
  454.  
  455.     b. If the attorney selection list appears, position the light bar over the
  456.        first attorney name and press [Enter].
  457.  
  458.     A Firm Information window will appear in the middle of the screen.
  459.  
  460.     c. Enter the appropriate practice or firm name as it will appear on
  461.        correspondence with full mailing address and telephone number for the
  462.        selected attorney.
  463.  
  464.     NOTE: If this is a firm, no attorney name will appear and you will enter the
  465.           firm's mailing information.
  466.  
  467.     If this is a single practice, you have the ability to keep separate
  468.     addresses for each attorney in the group.
  469.  
  470.     When printing client statements, you will have the option to use pre-printed
  471.     stationary or let the computer generate a letterhead. If you elect to use
  472.     only your name and title in lieu of a firm or practice name:
  473.  
  474.                          John Q. Smith
  475.                         Attorney At Law
  476.                         123 Main Street
  477.                        Anytown, USA 55555
  478.  
  479.      leave the firmname field blank. Just enter your mailing address. If,
  480.      however, you elect to display your name, title and firm/practice name:
  481.  
  482.                          John Q. Smith
  483.                         Attorney At Law
  484.                        Smith Legal Clinic
  485.                         123 Main Street
  486.                        Anytown, USA 55555
  487.  
  488.      then you would type in a firm/practice name.
  489.  
  490.     NOTE: Press [F10] at anytime to save the firm data and exit the Firm
  491.     Information screen. Pressing [Esc] will also exit, but will not save any
  492.     changes.
  493.  
  494.     d. Continue adding addresses for the remaining attorneys by pressing [Enter]
  495.        and repeating steps b - d.
  496.  
  497.   YOU HAVE NOW COMPLETED THE INITIAL INSTALLATION OF TIME & BILLING
  498.  
  499.     The Time & Billing Main Menu will appear in the middle of the screen in the
  500.     format shown below.
  501.  
  502.  
  503.  
  504.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:8
  505.  
  506.  
  507.  
  508.                       ┌─────────────────────┐
  509.                       │      Main Menu      │
  510.                       │ ─────────────────── │
  511.                       │  Clients            │
  512.                       │  Slips              │
  513.                       │  Reports            │
  514.                       │  Monthly Posting    │
  515.                       │  Billing Statements │
  516.                       │  Default            │
  517.                       │  Utilities          │
  518.                       │  Text Editor        │
  519.                       │  Archive            │
  520.                       │  Quit to DOS        │
  521.                       └─────────────────────┘
  522.  
  523.     The Main Menu is the heart of Legal Time & Billing and from here you can
  524.     select and return from  other menus in the program.
  525.  
  526.     (A menu option is selected by pressing either the up or down edit arrow key
  527.     to move the "light bar" over the various menu items and pressing [Enter]
  528.     will activate that selection.)
  529.  
  530.     If you have an older keyboard, check to see that the [Num Lock] key
  531.     indicator is off!
  532.  
  533.     NOTE: The [Enter] key may be labeled [Return] on some keyboards. Either
  534.           label refers to the same key.
  535.  
  536.     TIP: Pressing the [Esc] key will abort from any screen or menu situation!
  537.  
  538.     Legal Time & Billing is composed of two (2) major data entry screens:
  539.  
  540.     1 - Client Information screen
  541.  
  542.     2 - Billing Slip screen.
  543.  
  544.     These two screens serve as both data entry and retrieval display of
  545.     previously added information.
  546.  
  547.     Now that you have added the necessary information concerning your practice,
  548.     you are ready to begin adding billing client information.
  549.  
  550.     ADD NEW CLIENT BILLING INFORMATION
  551.  
  552.     a. Position the light bar over the [Clients] option of the Main Menu and
  553.        press [Enter].
  554.  
  555.              ┌───────────────────────────────────────┐
  556.              │ CLIENT MENU : Add  Find  Browse  Exit │
  557.              └───────────────────────────────────────┘
  558.  
  559.     The Client Menu will appear as shown above.
  560.  
  561.     b. The light bar is positioned over the [Add] option. Press [Enter] to
  562.  
  563.  
  564.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:9
  565.  
  566.  
  567.  
  568.        select.
  569.  
  570.     NOTE: If the message:
  571.  
  572.          ┌───────────────────────────────────────────┐
  573.          │ Missing Attorney Name.  Press Any Key.... │
  574.          └───────────────────────────────────────────┘
  575.  
  576.          appears. It indicates there are no attorney names to select from. At
  577.          the Main Menu, select the option "Default", and then select the option
  578.          "Attorney Name". Refer to ADD ATTORNEY NAMES section of this
  579.          documentation.
  580.  
  581.     The cursor will be positioned in the Client No. field.
  582.  
  583.     c. Type a unique client identification and press [Enter]. You may use any
  584.        format you wish including alpha characters. One suggestion. Use the
  585.        format "JONFRA" for a client name of "Frank Jones". Simply use the first
  586.        three letters of the last name and the first three letters of the first
  587.        name. It is much easier to remember "Jones" than a code such as:
  588.        "213.0456". The Client pick box is sorted by Client ID code.
  589.  
  590.     NOTE: If you are a professional group comprised of independent attorneys and
  591.           have occasion for this client to retain separate services of others
  592.           within your group, the client number MUST be unique for each attorney.
  593.  
  594.     If you are a firm, the client number can remain the same for multiple
  595.     matters of this client regardless of the attorney assigned to those cases.
  596.  
  597.     The cursor will be positioned in the Telephone field.
  598.  
  599.     d. Type in the client's telephone number including area code.
  600.  
  601.     The cursor will be positioned in the Ref. field.
  602.  
  603.     e. Type in an optional action reference title for this client. During the
  604.        statement generation, you will have the option to include this reference
  605.        at the heading of the bill. This is useful when you wish to bill a client
  606.        seperately for each action instead of one bill. The reference title at
  607.        the top of the statement allows the client to further identify the action
  608.        the bill represents such as the Matter.
  609.  
  610.     The cursor will be positioned in the Company field.
  611.  
  612.     f. If this client is NOT an individual, type in the company or organization
  613.        name who will be responsible for payment. It is imperative you leave this
  614.        field BLANK if a company or orgainization is not applicable. Press the
  615.        [Enter] key to either bypass this field or to exit from the field.
  616.  
  617.     The cursor will be positioned in the Client/Contact field.
  618.  
  619.     g. If the Company field is other than blank, the Client field becomes the
  620.        Contact field. Type in the first, middle initial and last name of the
  621.        contact person for this company or organization. This could also be a
  622.  
  623.  
  624.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:10
  625.  
  626.  
  627.  
  628.        department such as "Accounts Receivable". You can use the first and last
  629.        name fields for this purpose. Later, during billing and report generation
  630.        the two fields will be formatted properly with one space between the
  631.        contents. The middle initial field will be ignored.
  632.  
  633.        If the Company field is left blank, type in the first, middle initial and
  634.        last name of this client. Each name field is separate and may require you
  635.        to press the [Enter] key to advance to the next field.
  636.  
  637.     The cursor will be positioned in the first Address field.
  638.  
  639.     h. Type in the mailing address of this client and press the [Enter] key..
  640.  
  641.     The cursor will be positioned in the second Address field.
  642.  
  643.     i. If the street address is mulitple line, you can type it in. This is
  644.        usually for Suite numbers, etc. If not required, press the [Enter] key to
  645.        leave this field blank and advance to the City/St/Zip field.
  646.  
  647.     The cursor will be positioned in City/St/Zip field.
  648.  
  649.     j. Type in the city, state and zipcode for this client.
  650.  
  651.     The cursor will be positioned in Rate field.
  652.  
  653.     NOTE: If a rate is displayed in this field and you wish to change it, press
  654.           the [F2] key to first clear the existing rate, then press the [Enter]
  655.           key to display the Hourly Rate pick box.
  656.  
  657.     k. Press the [Enter] key to display the Hourly Rate pick box. Select a rate
  658.        you would normally charge this client. It is useful to select a default
  659.        rate at this time so you do not have to continually select the same rate
  660.        each time you create a slip.
  661.  
  662.     The cursor will be positioned in the Interest field.
  663.  
  664.     l. If you add late interest charges when a bill is not paid on time, enter
  665.        the amount here in percentage form. Notice you can have seperate interest
  666.        values for each client. Everytime you post slips at the end of the month,
  667.        this interest value will be added to the remaining balance.
  668.  
  669.     Repeat steps [a - l] if you wish to add more clients at this time, else
  670.     press the [Esc] key to return to the Main Menu.
  671.  
  672.     FIND AND UPDATE CLIENT BILLING INFORMATION:
  673.  
  674.     a. Position the light bar over the [Find] option of the Client Menu and
  675.        press [Enter].
  676.  
  677.      The alphabetized pick box of all Client codes and associated names will be
  678.     displayed. Place the light bar over the client code and press the [Enter]
  679.     key.
  680.  
  681.     NOTE: You can jump to or near any client in the pick box by pressing the
  682.  
  683.  
  684.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:11
  685.  
  686.  
  687.  
  688.           first letter or number of the code you want to find. The light bar
  689.           will position itself to the first ID beginning with that character in
  690.           alphabetical order.
  691.  
  692.     When the client is found, the Edit Menu will appear as shown below:
  693.  
  694.     ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  695.     │ EDIT MENU :  Update  Next  Previous  Initialize  Delete  Call  Exit │
  696.     └─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  697.  
  698.     c. Position the light bar over the [Update] option and press [Enter].
  699.  
  700.     The cursor will be positioned in the client field allowing you to update or
  701.     add any information for this client.  Pressing [Enter] allows you to proceed
  702.     through the fields and pressing the up arrow key allows you to reverse
  703.     upward through the fields.
  704.  
  705.     At anytime, press the [F10] key to save the new information and return to
  706.     the Edit Menu. Otherwise pressing the [Esc] key will abort the client data
  707.     screen and will not save any corrections or additions for this client.
  708.  
  709.     NOTE: To jump to the last field, press together the [Ctrl] and [End] keys.
  710.           To jump to the beginning field, press together the [Ctrl] and [Home]
  711.           keys. This is true for all screens in the program.
  712.  
  713.     Two additional function keys are available:
  714.  
  715.     F2 - Clears the field you are currently residing in.
  716.  
  717.     F3 - Toggles client status between "ACTIVE" and "INACTIVE" and between
  718.          "CONTINGENCY" and "NON-CONTINGENCY".
  719.  
  720.     NOTE: Toggle the client status to "CONTINGENCY" when you accept these cases.
  721.           In this manner, an invoice will not be generated unless specifically
  722.           desired. You must still create slips for all Contingency cases for
  723.           audit purposes and especially slips of an Expense nature so the client
  724.           can be billed for those items not associated with a future settlement.
  725.  
  726.           The "INACTIVE" toggle is used when you wish to keep a client in the
  727.           database but not generate statements.
  728.  
  729.     Position the light bar over the [Next] or [Previous] option of the Edit Menu
  730.     and press [Enter].
  731.  
  732.     The next or previous client data will appear in chronological Client code
  733.     order. Continuing to select [Next] or [Previous] will step thru all of the
  734.     clients.
  735.  
  736.     Position the light bar over [Initialize] of the Edit Menu and press [Enter].
  737.  
  738.     The "Initialize" option allows you to add beginning balances for all
  739.     clients. This option is normally used only once when Legal Time & Billing is
  740.     replacing your previous method of time accounting. After current balances
  741.     have been entered, this option normally should not be used again. If
  742.  
  743.  
  744.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:12
  745.  
  746.  
  747.  
  748.     adjustments need to be made use the "Add Slip" option.
  749.  
  750.     a. The cursor is placed on the blank "Current $" field. Type in this
  751.        client's current balance and press [Enter].
  752.  
  753.     b. The cursor is placed in the "31 - 60" field. Continue to add any
  754.        additional balances due within the delinquency fields noted below:
  755.  
  756.             31 - 60
  757.             61 - 90
  758.             Over 90
  759.  
  760.     c. The "Credits" field allow you to manually add the total of all previous
  761.        credits for this client.
  762.  
  763.     DELETE A CLIENT FROM THE DATABASE
  764.  
  765.     Position the light bar over the [Delete] option of the Edit Menu and press
  766.     [Enter].
  767.  
  768.     This option allows you to delete this Client from the database. Select [Yes]
  769.     to delete. If this Client has a balance remaining, a warning message will
  770.     appear asking if you still want to delete this Client.
  771.  
  772.     TELEPHONE A CLIENT WITH AUTO-DIAL FEATURE (Modem Required)
  773.  
  774.     Position the light bar over the [Call] option of the Edit Menu and press
  775.     [Enter].
  776.  
  777.     If you have a Modem installed, you can optionally auto-dial any client. The
  778.     telephone number displayed in the client screen will be dialed. Then pick up
  779.     the telephone and wait for an answer. Hang up the phone as normal to
  780.     disconnect. If you wish to abort the dialing process before picking up the
  781.     phone, just press any key.
  782.  
  783.    NOTE: With this version, the auto dialer will not dial long distance numbers.
  784.          The area code is ignored.
  785.  
  786.     Position the light bar over the [Exit] option of the Edit Menu and press
  787.     [Enter] to return to the Client Menu.
  788.  
  789.     BROWSE THE CLIENT DATABASE
  790.  
  791.     Position the light bar over the [Browse] option of the Client Menu and press
  792.     [Enter].
  793.  
  794.     The client database window will appear displaying the first few fields and
  795.     contents listed alphabetically by client code. Use the following keys to
  796.     move around the database:
  797.  
  798.     Ctrl-Home        - Jump to the first field column.
  799.     Ctrl-End         - Jump to the last field column.
  800.     Ctrl-PgUp        - Beginning of the file.
  801.     Ctrl-PgDn        - End of the file.
  802.  
  803.  
  804.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:13
  805.  
  806.  
  807.  
  808.     Ctrl-Right arrow - Move to right one field.
  809.     Ctrl-Left arrow  - Move left one field.
  810.     Right arrow      - Move right one character.
  811.     Left arrow       - Move left one character.
  812.     Up arrow         - Move up one line.
  813.     Down arrow       - Move down one line.
  814.     Ctrl-W           - Clear contents of field.
  815.     PgUp             - Display next page up.
  816.     PgDn             - Display next page down.
  817.     Esc              - Exit browse mode and return to menu.
  818.  
  819.     WARNING: The contents of each field can be cleared or edited so use the
  820.     browse mode with care or you can disrupt accounting balances! The browse
  821.     feature is used mainly to view the overall contents of the client database.
  822.  
  823.     If you do wish to change an item:
  824.  
  825.     Place the light bar over the field contents you wish to alter and press the
  826.     [Enter] key. A flashing cursor will appear in the field. Using the normal
  827.     edit keys [Ins], [Del], etc., make the new change and press [Enter] when
  828.     complete. To abort the change, press the [Esc] key. The previous contents
  829.     will re-appear.
  830.  
  831.     ADD A BILLING SLIP:
  832.  
  833.     a. Position the light bar over the [Slips] option of the Main Menu and press
  834.        [Enter] to toggle to the Slip display screen menu.
  835.  
  836.     The Slip Menu will appear as shown below:
  837.  
  838.          ┌────────────────────────────────────┐
  839.          │ SLIP MENU: Add  Find  Browse  Exit │
  840.          └────────────────────────────────────┘
  841.  
  842.     b. Position the light bar over the [Add] option and press [Enter].
  843.  
  844.     An alphabetized list of all Client codes and associated names will be
  845.     displayed. Place the light bar over a client code and press the [Enter] key.
  846.  
  847.     NOTE: You can quickly locate a particular Client by pressing the first
  848.           letter of the Client Code. The light bar will be positioned on the
  849.           first Client alphabetically that begins with that letter.
  850.  
  851.     The Action Code pick box will appear by default.
  852.  
  853.     d. Position the light bar over the Action that represents the transaction
  854.        for this slip and press [Enter].
  855.  
  856.     NOTE: You can quickly locate a particular Action by pressing the first
  857.           letter of the action description. The light bar will be positioned on
  858.           the first action alphabetically that begins with that letter.
  859.  
  860.     If you selected a Service action, the cursor will be positioned in the
  861.     Hourly Rate $ field, otherwise it is assumed the Action is either an
  862.  
  863.  
  864.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:14
  865.  
  866.  
  867.  
  868.     Expense, Flat Fee or Credit and the Hourly Rate will be bypassed.
  869.  
  870.     NOTE: If the default hourly rate for this client appears in the Rate field
  871.           and is acceptable, just press the [Enter] key to continue and bypass
  872.           step e. The Rate field is locate in the far top right corner of the
  873.           screen.
  874.  
  875.          If you wish to change this rate, press the [F2] key to first clear the
  876.          field and then press [Enter] to display the Hourly Rate pick box.
  877.  
  878.     e. Position the light bar over the hourly rate this attorney charges for
  879.        this action and press [Enter].
  880.  
  881.     The cursor will be positioned in the Bill Date field.
  882.  
  883.     f. Press [Enter] to accept the current date as the billing date for this
  884.        slip, otherwise type in another date.
  885.  
  886.     The cursor will be positioned in the Hours Spent field.
  887.  
  888.     NOTE: At this time, you can elect to use the Timer to allow the computer to
  889.           track the time to charge for this matter during such events as
  890.           telephone consultation, office visits or research. Press the [F6] key
  891.           to activate the time. Notice the Amount and Hours Spent fields are
  892.           automatically updated using the Hourly Rate you selected.
  893.  
  894.           If you wish not to display the Amount field, press the 'S' key. This
  895.           key acts as a toggle and will turn the Amount field on and off but the
  896.           dollar amount is constantly being updated.
  897.  
  898.           When you wish to stop the timer, press any key other then the 'S' key.
  899.           You will now be given the opportunity to accept the time and dollar
  900.           value shown or type in a new value.
  901.  
  902.           The dollar value is updated every second while the Hours Spent field
  903.           is updated every minute.
  904.  
  905.     NOTE: If you are using the Timer option, bypass step g.
  906.  
  907.     g. Type in the hours spent for this service action and press [Enter].
  908.  
  909.     Use either decimal or time format to enter the time for this matter. If you
  910.     spent three (3) hours and thirty (30) minutes for this service, you could
  911.     type in 3.5 or 3:30. When entering just minutes, MAKE SURE you preceed the
  912.     value with a decimal "." or colon ":" symbol. Doing so will insure the
  913.     correct dollar amount is calculated.
  914.  
  915.                Correct    Incorrect    Result
  916.  
  917.                 :02         02       two minutes become two hours
  918.                 :02         2        two minutes become two hours
  919.                 :20         :2       twenty minutes become two minutes
  920.  
  921.     NOTE: You must enter an Hours Spent value or press the [Esc] key to abort
  922.  
  923.  
  924.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:15
  925.  
  926.  
  927.  
  928.           this slip and return to the Slip Menu.
  929.  
  930.     The Amount field will show the total amount for this billing slip and the
  931.     cursor will be positioned in the Memo field.
  932.  
  933.     h. Type in a memorandum (Invoice Narrative) if required in the space
  934.        provided and press [Enter].
  935.  
  936.     NOTE: Custom bills can be generated and printed with the Text Editor.
  937.  
  938.     i. A prompt will then ask if you wish to add another slip for this client.
  939.        The default is 'Yes' allowing you to continue adding slips without having
  940.        to re-select the same client name. Repeat steps d. through i. or answer
  941.        'No' to return to the Slip Menu to select another client or exit to the
  942.        Main Menu.
  943.  
  944.     NOTE: If this is a firm, the Attorney Pick Box will appear for each slip
  945.           generated so the working attorney can be noted on the billing
  946.           statement for this matter.
  947.  
  948.     FIND A BILLING SLIP TO UPDATE:
  949.  
  950.     a. Position the light bar over the [Find] option as of the Slip Menu and
  951.        press [Enter].
  952.  
  953.     If the slip file is NOT empty, an alphabetized pick box of all Client codes
  954.     and associated names will be displayed. Place the light bar over a client
  955.     number to find and press the [Enter] key.
  956.  
  957.     NOTE: You can quickly locate a particular Client by pressing the first
  958.           letter of the Client Code. The light bar will be positioned on the
  959.           first Client alphabetically that begins with that letter.
  960.  
  961.     If slips are found for this client, the first one found will be displayed
  962.     and the Edit Menu will appear.
  963.  
  964.     c. If this is not the slip you wish to update, position the light bar over
  965.        the [Next] option and press [Enter].
  966.  
  967.     If other slips for this client exist and have not been previously posted,
  968.     the next slip will appear.
  969.  
  970.     d. Continue selecting the [Next] option until the correct slip is found.
  971.  
  972.     e. Position the light bar over the [Update] option of the Edit Menu and
  973.        press [Enter].
  974.  
  975.     The cursor will be positioned in the Action Code field. You can change any
  976.     portion of the slip. All balances and credits will be adjusted if the action
  977.     code is different than the original.
  978.  
  979.     FIND A BILLING SLIP TO DELETE:
  980.  
  981.     a. Position the light bar over the [Find] option as of the Slip Menu and
  982.  
  983.  
  984.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:16
  985.  
  986.  
  987.  
  988.        press [Enter].
  989.  
  990.     b. Press the [Enter] key to display the Client pick box or type in the
  991.        Client number for the billing slip you wish to find for deletion, then
  992.        press [Enter].
  993.  
  994.     If slips are found for this client, the first one found will be displayed
  995.     and the Edit Menu will appear as shown below:
  996.  
  997.     ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  998.     │ EDIT MENU :   Update   Next   Previous   Delete   Exit │
  999.     └────────────────────────────────────────────────────────┘
  1000.  
  1001.     c. If this is not the slip you wish to edit or delete, position the light
  1002.        bar over the [Next] option and press [Enter].
  1003.  
  1004.     If other slips for this client exist and have not been previously posted,
  1005.     the next slip will appear.
  1006.  
  1007.     d. Continue selecting the [Next] option until the correct slip is found.
  1008.  
  1009.     e. Position the light bar over the [Delete] option of the Edit Menu and
  1010.        press [Enter].
  1011.  
  1012.     The following message will appear:
  1013.  
  1014.     ┌───────────────────────────────────────────────────────┐
  1015.     │ Are You Sure You Want To Delete This Slip (Y/N) ? [N] │
  1016.     └───────────────────────────────────────────────────────┘
  1017.  
  1018.     f. Type the letter "Y" if you want to delete this slip otherwise press [Esc]
  1019.        to abort and return to the Edit Menu.
  1020.  
  1021.     Position the light bar over the [Exit] option of the Edit Menu and press
  1022.     [Enter] to return to the Slip Menu.
  1023.  
  1024.     BROWSE THE SLIP DATABASE:
  1025.  
  1026.     Position the light bar over the [Browse] option of the Slip Menu and press
  1027.     [Enter].
  1028.  
  1029.     The slips database window will appear displaying the first few fields and
  1030.     contents listed alphabetically by client code. Use the following keys to
  1031.     move around the database:
  1032.  
  1033.     Ctrl-Home        - Jump to the first field column.
  1034.     Ctrl-End         - Jump to the last field column.
  1035.     Ctrl-PgUp        - Beginning of the file.
  1036.     Ctrl-PgDn        - End of the file.
  1037.     Ctrl-Right arrow - Move to right one field.
  1038.     Ctrl-Left arrow  - Move left one field.
  1039.     Right arrow      - Move right one character.
  1040.     Left arrow       - Move left one character.
  1041.     Up arrow         - Move up one line.
  1042.  
  1043.  
  1044.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:17
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.     Down arrow       - Move down one line.
  1049.     Ctrl-W           - Clear contents of field.
  1050.     PgUp             - Display next page up.
  1051.     PgDn             - Display next page down.
  1052.     Esc              - Exit browse mode and return to menu.
  1053.  
  1054.     WARNING: The contents of each field can be cleared or edited so use the
  1055.     browse mode with care or you can disrupt accounting balances! The browse
  1056.     feature is used mainly to view the overall contents of a particular client's
  1057.     slips or the entire database.
  1058.  
  1059.     If you do wish to change an item:
  1060.  
  1061.     Place the light bar over the field contents you wish to alter and press the
  1062.     [Enter] key. A flashing cursor will appear in the field. Using the normal
  1063.     edit keys [Ins], [Del], etc., make the new change and press [Enter] when
  1064.     complete. To abort the change, press the [Esc] key. The previous contents
  1065.     will re-appear.
  1066.  
  1067.     PRINT OR DISPLAY A REPORT:
  1068.  
  1069.     a. Position the light bar over the [Reports] option of the Main Menu and
  1070.        press [Enter].
  1071.  
  1072.     A Report Selection window will appear in the center of the screen with the
  1073.     following report options:
  1074.  
  1075.              ┌───────────────────────────────────┐
  1076.              │ Aging Report                      │
  1077.              │ Attorney Time Report              │
  1078.              │ Client Time Report                │
  1079.              │ Master Client List - By Id Master │
  1080.              │ Client List - By Name             │
  1081.              └───────────────────────────────────┘
  1082.  
  1083.     b. Position the light bar over the report you require and press [Enter].
  1084.  
  1085.     The attorney name list will appear if this is a professional group with more
  1086.     than one attorney.
  1087.  
  1088.     c. Position the light bar over the attorney who is requesting this report
  1089.        and press [Enter].
  1090.  
  1091.     You will now have an option to either print the report or display it on the
  1092.     screen.
  1093.  
  1094.     After the selected report has been printed or displayed, the Main Menu will
  1095.     reappear in the center of the screen.
  1096.  
  1097.     POST BILLING SLIPS:
  1098.  
  1099.     a. Position the light bar over the 'Monthly Posting' option of the Main Menu
  1100.        and press [Enter].
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:18
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.     NOTE: The attorney name list will appear IF this is not a single attorney
  1109.           practice or firm.
  1110.  
  1111.     b. If the attorney selection list appears, position the light bar over the
  1112.        attorney whose slips you wish to post and press [Enter].
  1113.  
  1114.     The following message will appear:
  1115.  
  1116.     ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1117.     │ Are You Sure You Wish To Post Slips At This Time (Y/N) ? [N] │
  1118.     └──────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1119.  
  1120.     If you are ready to post all of the monthly billing slips for the designated
  1121.     attorney or firm, type the letter "Y" and press [Enter].
  1122.  
  1123.     NOTE: Posting should be done AFTER you have prepared the various financial
  1124.           reports. In particular, the following reports should be printed BEFORE
  1125.           posting as the attorney billing slips are archived and then deleted
  1126.           during this posting operation:
  1127.  
  1128.     NOTE: Slips created during the month you are posting will NOT be included
  1129.           until the following month's posting.
  1130.  
  1131.     If you elect NOT to post at this time, type the letter "N" and press [Enter]
  1132.     to return to the Main Menu.
  1133.  
  1134.     Legal Time & Billing will automatically create an archival file of slip
  1135.     data. The file name will be in the form "30203xxx.DBF". The five numeric
  1136.     characters represent the current year, month and day.
  1137.  
  1138.  
  1139.           1993 month day      attorney's initials
  1140.                \   \  \       ///
  1141.                  \   \  \   ///
  1142.                    3 02 03 xxx.DBF
  1143.  
  1144.  
  1145.     If this is a professional group, the last three characters will contain the
  1146.     initials of the posting attorney.
  1147.  
  1148.     NOTE: The program tracks each attorney's posting cycle. POSTING SHOULD BE
  1149.           PERFORMED ONLY ONCE DURING THE CURRENT MONTH!
  1150.  
  1151.     If you select the [Post] option and it has been LESS than thirty (30) days
  1152.     since the last posting for this attorney, a warning message will appear
  1153.     alerting you of this fact.
  1154.  
  1155.     (Each time you post, the aging routine will calculate the interest for past
  1156.     due accounts of any client with an interest amount greater than the default
  1157.     zero.)
  1158.  
  1159.     If you have elected to post at this time, be advised that the following
  1160.     operations will occur:
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:19
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.     1. All slips will be reflected on the client's current balance and/or credit
  1169.        amount.
  1170.  
  1171.     2. Interest calculations will be computed on all balances over 30 days.
  1172.  
  1173.     3. All "ACTIVE" clients with outstanding balances will be aged regardless if
  1174.        new slips are posted.
  1175.  
  1176.     4. An archive file in the format described above will be created. This
  1177.        archive file will retain the detail of all slips for the posting attorney
  1178.        and may be recalled at any time for review or copied to floppy disk for
  1179.        storage.
  1180.  
  1181.     After posting is complete, the Main Menu will reappear.
  1182.  
  1183.     PREPARING BILLING STATEMENTS:
  1184.  
  1185.     a. From the Main Menu, position the light bar over the 'Billing Statement'
  1186.        option and press [Enter].
  1187.  
  1188.     The message 'Print Invoice For Single Client (Y/N)' will appear at the
  1189.     bottom of the screen. The default is Y)es. If you elect to print all
  1190.     statements for this attorney, type the letter 'N'.
  1191.  
  1192.     When generating a single statement, the Client pick box will appear. Select
  1193.     a Client and press the [Enter] key. The message 'Send To Print, File Or
  1194.     Display On Screen (P/F/D) now appears at the bottom of the screen. The
  1195.     default is D)isplay. To preview the statement press the [Enter] key. If you
  1196.     elect to print this statement, type the letter 'P'.
  1197.  
  1198.     If you want to capture this statement to a file to print at a later date, or
  1199.     import to a word processor, type the letter 'F'. A window will appear for
  1200.     you to enter a file name. The extension .PRN will be appended to this
  1201.     filename. When importing this file to your word processor, be sure to
  1202.     include the full filename, such as: FOOBAR.PRN.
  1203.  
  1204.     INITIALIZE DEFAULT BILLING CODES:
  1205.  
  1206.     Before using Legal Time & Billing, you must add your firm's attorney Rates,
  1207.     Action codes and optional State Sales Tax. The following steps must be
  1208.     performed:
  1209.  
  1210.     ADD, UPDATE OR DELETE BILLING DEFAULT CODES:
  1211.  
  1212.     a. From the Main Menu, position the light bar over the [Default] option and
  1213.        press [Enter].
  1214.  
  1215.     The Default Menu will appear as shown below:
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:20
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.                     ┌──────────────────────┐
  1229.                     │     Default Menu     │
  1230.                     │ ──────────────────── │
  1231.                     │  Hourly Rates        │
  1232.                     │  Action Codes        │
  1233.                     │  Sales Tax           │
  1234.                     │  Attorney Names      │
  1235.                     │  Firm Addresses      │
  1236.                     │  Bill Print Options  │
  1237.                     │  Miscellaneous       │
  1238.                     │  Colors              │
  1239.                     │  Return to Main Menu │
  1240.                     └──────────────────────┘
  1241.  
  1242.     b. Position the light bar over the 'Hourly Rate' option and press [Enter].
  1243.  
  1244.     The Hourly Rate edit window will appear in the center of the screen with
  1245.     several default (sample) entries. You may elect to delete these and create
  1246.     your own rates or modify the existing entries.
  1247.  
  1248.     c. Press the [F5] key to add a new hourly rate.
  1249.  
  1250.     d. Type in an hourly rate and press [Enter].
  1251.  
  1252.     e. Repeat steps c through e until you have added all of the various hourly
  1253.        rates each attorney charge for services.
  1254.  
  1255.     (To delete an hourly rate position the light bar over the rate you wish to
  1256.     delete and press the [F6] key.)
  1257.  
  1258.     NOTE: The Time and Billing system will allow you to add or delete an hourly
  1259.           rate of "0.00". However deletion is not recommended since on occasion
  1260.           the designated attorney may desire to create a slip and not bill for
  1261.           the matter but wishes to keep an audit record for the services
  1262.           rendered Pro Bono.
  1263.  
  1264.     g. When completed, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  1265.  
  1266.     Position the light bar over the 'Action Codes' option of the Main Menu and
  1267.     press [Enter].
  1268.  
  1269.     The Action Code edit window will appear in the center of the screen with
  1270.     several typical (sample) entries.
  1271.  
  1272.     NOTE: You may elect to delete these and create your own Action Code verbage
  1273.           or modify the existing entries. You may also change the numbering to
  1274.           meet your requirements. As an example, all 700 numbers might represent
  1275.           services, 600 numbers as credits, etc.
  1276.  
  1277.       Legal Time & Billing can be adaptable to other professions other than
  1278.       legal by entering codes unique to that business.
  1279.  
  1280.     b. Press the [F5] key to add a new action Code number.
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:21
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.     c. Type in the Code number for this action and press [Enter].
  1289.  
  1290.     d. Type in a description for this action and press [Enter].
  1291.  
  1292.     A Type selection list will appear on the screen with the following options:
  1293.  
  1294.                           ┌──────────┐
  1295.                           │ Credit   │
  1296.                           │ Expense  │
  1297.                           │ Service  │
  1298.                           │ Flat Fee │
  1299.                           └──────────┘
  1300.  
  1301.     e. Position the light bar over the accounting Type for this Action and press
  1302.        [Enter].
  1303.  
  1304.     f. Repeat steps b - f until you have added all of the Action codes for your
  1305.        firm or practice .
  1306.  
  1307.     (To delete an Action Code, position the light bar over the Code you wish to
  1308.     delete and press the [F6] key.)
  1309.  
  1310.     g. When completed, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  1311.  
  1312.     ADD DEFAULT SALES TAX: (optional)
  1313.  
  1314.     a. Position the light bar over the  'Sales Tax' option of the Default Menu
  1315.        and press [Enter].
  1316.  
  1317.     If applicable to your State, enter the State Sales Tax that must be added to
  1318.     your client statements for SERVICES rendered. An example would be to enter
  1319.     "6.00" to represent 6% otherwise leave blank and press [Enter] to return to
  1320.     the Default Menu.
  1321.  
  1322.     ADD ATTORNEY NAMES:
  1323.  
  1324.     a. Position the light bar over the 'Attorney Names' option of the Default
  1325.        Menu and press [Enter].
  1326.  
  1327.     The Attorney edit window will be displayed in the middle of your screen.
  1328.  
  1329.     The cursor will be positioned in the ATTORNEY NAME field.
  1330.  
  1331.     b. Type the attorney name in the format "John Q. Public" and press [Enter].
  1332.  
  1333.     The cursor will now be positioned in the INIT field.
  1334.  
  1335.     c. Type the attorney's initials and press [Enter].
  1336.  
  1337.     NOTE: The attorney initials are also used to identify Archive slip files. It
  1338.           is important that no two attorneys share the same letters.
  1339.  
  1340.     The cursor will now be positioned in the TITLE field.
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:22
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.     d. Type a business title for this name that you would like printed on the
  1349.        client statement when your pre-printed letterheads are not used. The
  1350.        title could be, "Attorney At Law", "CPA", "Agent", etc. This is an
  1351.        optional field and may be left blank. This field allows Legal Time &
  1352.        Billing to be adaptable to any business other than the law profession.
  1353.  
  1354.     The first attorney's information will now be saved.
  1355.  
  1356.     e. To add more attorneys press [F5] key and repeat steps b - e.
  1357.  
  1358.     f. When you have completed adding all of the attorneys in your firm or
  1359.        professional group, press the [Esc] key to save entries and return to the
  1360.        Default Menu.
  1361.  
  1362.     ADD FIRM NAME AND ADDRESSES:
  1363.  
  1364.     a. Position the light bar over the 'Firm Addresses' option of the Default
  1365.        Menu and press [Enter].
  1366.  
  1367.     NOTE: If you have previously added more than one attorney name and this is a
  1368.           single practice, an attorney selection list will appear in the middle
  1369.           of the screen. If the list does not appear, bypass step c.
  1370.  
  1371.     b. If the attorney selection list appears, position the light bar over the
  1372.        first attorney name and press [Enter].
  1373.  
  1374.     A Firm Information window will appear in the middle of the screen.
  1375.  
  1376.     c. Enter the appropriate practice or firm name as it will appear on
  1377.        correspondence with full mailing address and telephone number for the
  1378.        selected attorney.
  1379.  
  1380.     NOTE: If this is a firm, no attorney name will appear and you will enter the
  1381.           firm's mailing information.
  1382.  
  1383.     If this is a single practice, you have the ability to keep separate
  1384.     addresses for each attorney in the group.
  1385.  
  1386.     NOTE: Press [F10] at anytime to save and exit the Firm Information screen.
  1387.           Pressing the [Esc] key will also exit but not save any changes.
  1388.  
  1389.     f. Continue adding addresses for the remaining attorneys by pressing [Enter]
  1390.        and repeating steps b - f.
  1391.  
  1392.     BILLING STATEMENT PRINT OPTIONS:
  1393.  
  1394.     a. Position the light bar over the 'Bill Print Options' option of the
  1395.        Default Menu and press [Enter].
  1396.  
  1397.     An option window will appear in the middle of the screen.
  1398.  
  1399.     c. Enter the appropriate response with the letter option shown.
  1400.  
  1401.     NOTE: Press [Esc] at anytime to exit this option screen.
  1402.  
  1403.  
  1404.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:23
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.     MISCELLANY:
  1410.  
  1411.     a. Position the light bar over the 'Miscellaneous' option of the Default
  1412.        Menu and press [Enter].
  1413.  
  1414.     An option window will appear in the middle of the screen.
  1415.  
  1416.     c. Enter the appropriate response for each item.
  1417.  
  1418.     NOTE: Press [Esc] at anytime to exit this option screen.
  1419.  
  1420.     Position the light bar over the [Exit] option of the Default Menu and press
  1421.     [Enter] to return to the Main Menu.
  1422.  
  1423.     COLORS:
  1424.  
  1425.     NOTE: If you have a monochrome or composite monitor installed, you will be
  1426.           able to select monochrome shades but be careful you do not select a
  1427.           shade that disables reverse video items such as menu lite bars and
  1428.           data entry fields. If this occurs, simply return to this default
  1429.           screen and re-select.
  1430.  
  1431.     a. Position the light bar over the [Colors] option of the Default Menu and
  1432.        press [Enter]. You will be presented a screen with several color
  1433.        combinations. Use the edit arrow keys to place the box over a color then
  1434.        press the letter of a screen item:
  1435.  
  1436.                 D)isplay Messages
  1437.                 P)ick Boxes
  1438.                 M)enus
  1439.                 E)dit Screens
  1440.                 B)ackground
  1441.  
  1442.     Subsequent screens will be in the color combinations you select.
  1443.  
  1444.     DATABASE RECORD MAINTENANCE:
  1445.  
  1446.     Legal Time & Billing provides various record maintenance options to insure
  1447.     the size and integrity of your data. These include:
  1448.  
  1449.     1 - Re-index all data files in the event of a power failure.
  1450.  
  1451.     2 - Packing all data files to remove records marked for deletion.
  1452.  
  1453.     3 - Backup your data to floppy disks.
  1454.  
  1455.     4 - Restore data from floppy disks.
  1456.  
  1457.     Position the light bar over the 'Utilities' option of the Main Menu and
  1458.     press [Enter] to display the Utility Menu.
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:24
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.                       ┌──────────────────────┐
  1470.                       │     Utility Menu     │
  1471.                       │ ──────────────────── │
  1472.                       │  Index               │
  1473.                       │  Pack                │
  1474.                       │  Backup              │
  1475.                       │  Restore             │
  1476.                       │  Stats               │
  1477.                       │  Return to Main Menu │
  1478.                       └──────────────────────┘
  1479.  
  1480.     Position the light bar over the 'Index' option and press [Enter].
  1481.  
  1482.     All the database files of Legal Time & Billing will be re-indexed. This
  1483.     option is selected whenever any of these indexes become corrupted due to a
  1484.     power failure or any other system failure that could cause a failure for the
  1485.     program to properly find a selected record.
  1486.  
  1487.     Position the light bar over the 'Pack' option and press [Enter].
  1488.  
  1489.     This option will pack (remove) all records from the database you have
  1490.     previously selected for deletion.
  1491.  
  1492.     Position the light bar over the 'Backup' option and press [Enter].
  1493.  
  1494.     This option allows you to backup all of the Legal Time & Billing database
  1495.     files to a floppy disk. It is recommended you perform this task on a regular
  1496.     basis.
  1497.  
  1498.     The 'Restore' option allows you to restore your backup disks in the event it
  1499.     becomes necessary.
  1500.  
  1501.     Position the light bar over the 'Stats' option and press [Enter]. A screen
  1502.     will appear showing all of the Legal Time & Billing data files with total
  1503.     number of records in each plus remaining disk space. Press the [Esc] key to
  1504.     return to the Utility Menu.
  1505.  
  1506.     Position the light bar over the 'Return To Main Menu' option as shown above
  1507.     and press [Enter] to return to the Time & Billing Main Menu.
  1508.  
  1509.     ORDER FORM:
  1510.  
  1511.     a. Position the light bar over the 'Order' option of the Main Menu and press
  1512.        [Enter].
  1513.  
  1514.     If this is the unregistered version of Legal Time & Billing, an order form
  1515.     is displayed for your convenience. To obtain a printed copy, make sure your
  1516.     printer is on-line and press the [Shift] [PrtSc] keys simultaneously.
  1517.  
  1518.     NOTE: On later keyboards only the [PrtSc] key need be pressed.
  1519.  
  1520.     USING THE TEXT EDITOR:
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:25
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.     a. Position the light bar over the 'Text Editor' option of the Main Menu and
  1529.        press [Enter].
  1530.  
  1531.     A text editor screen will appear allowing you the basic features of word
  1532.     processing to create, store, print and edit text such as letters, documents,
  1533.     custom billing statements and memos.
  1534.  
  1535.     Two options are displayed at the bottom of the screen:
  1536.  
  1537.     F1  - Help
  1538.     Esc - Quit
  1539.  
  1540.     When the [F1] key is pressed, all of the edit commands will be displayed.
  1541.     Pressing the [Esc] key exits you back to the Main Menu. The text editor was
  1542.     added not to replace your standard word processor but to allow you to create
  1543.     documents on the fly for those times when you need a quick and easy method
  1544.     to write without having to leave this program.
  1545.  
  1546.     SELECT OR DELETE ARCHIVE SLIP FILES:
  1547.  
  1548.     Position the light bar over the 'Archive' option of the Main Menu and press
  1549.     [Enter].
  1550.  
  1551.     The Archive Menu will appear in the center of the screen.
  1552.  
  1553.                 ┌──────────────────────────────────┐
  1554.                 │        Slips Archive Menu        │
  1555.                 │ ──────────────────────────────── │
  1556.                 │  Activate an archived slip file  │
  1557.                 │  Recall the current slip file    │
  1558.                 │  Delete an archived slip file    │
  1559.                 │  Return to Main Menu             │
  1560.                 └──────────────────────────────────┘
  1561.  
  1562.     ACTIVATE AN ARCHIVED SLIP FILE:
  1563.  
  1564.     If the attorney pick box appears, position the light bar over the attorney
  1565.     you wish to recall slips and press [Enter].
  1566.  
  1567.     If archive files exist, a pick box will appear showing the dates when each
  1568.     file was created.
  1569.  
  1570.     a. Select the date of the archive file you wish to access and press the
  1571.        [Enter] key.
  1572.  
  1573.     After a few moments, the current slip database will be temporarly replaced
  1574.     with the archive file. You can now return to any of the menus and have
  1575.     complete access to this archive file's contents for viewing, reports,
  1576.     re-billing, etc.
  1577.  
  1578.     NOTE: You cannot edit or delete an archived slip.
  1579.  
  1580.     RECALL THE CURRENT SLIP FILE:
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.     LEGAL TIME & BILLING                                          Page:26
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.     When you are finished with the archive file, return to this Archive Menu and
  1589.     select Recall. Recall will close the open archive file and make the current
  1590.     slip file active again.
  1591.  
  1592.     NOTE: IF you leave the program and return, the current slip database will be
  1593.           active and the archive file will be de-activated automatically.
  1594.  
  1595.     Archive slip files are automatically created everytime you Post the current
  1596.     slip file. This insures you wil never lose the detail contents of each slip
  1597.     normally destroyed with other accounting programs during Posting. The number
  1598.     and size of archive files are limited only by the capacity of your disk
  1599.     drive. It is recommended you copy archive files to a floppy disk for storage
  1600.     and delete them from the hard disk to conserve space. You can always copy a
  1601.     file back for activation if needed.
  1602.  
  1603.     Position the light bar over the 'Return to Main Menu' option and press
  1604.     [Enter] when you are ready to return.
  1605.  
  1606.     EXIT TO DOS:
  1607.  
  1608.     a. Position the light bar over the 'Quit to DOS' option and press [Enter] to
  1609.        exit the program.
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.                   Legal Time & Billing Bug Report Form
  1615.  
  1616.       Name: ______________________________________________________
  1617.  
  1618.       Firm: ______________________________________________________
  1619.  
  1620.     Address: ______________________________________________________
  1621.  
  1622.              ______________________________________________________
  1623.  
  1624.              ______________________________________________________
  1625.  
  1626.  
  1627.   Office Phone: (____) _____________    FAX Phone: (____) ____________
  1628.  
  1629.  
  1630. System Memory  ____  Version of DOS ____   Version of Time & Billing ____
  1631.  
  1632.       Bug Repeatability:  Always ___    Sometimes ___   Rarely ___
  1633.  
  1634.    Bug Type:  Locks up machine ___  Doesn't perform as Documented ___
  1635.           
  1636.  
  1637.      Bug Description
  1638.      ______________________________________________________________
  1639.  
  1640.      ______________________________________________________________
  1641.       
  1642.      ______________________________________________________________
  1643.  
  1644.      ______________________________________________________________
  1645.  
  1646.      ______________________________________________________________
  1647.  
  1648.      ______________________________________________________________
  1649.  
  1650.      ______________________________________________________________
  1651.  
  1652.  
  1653.      How can the bug be duplicated  _______________________________
  1654.  
  1655.      ______________________________________________________________
  1656.  
  1657.      ______________________________________________________________
  1658.  
  1659.      ______________________________________________________________
  1660.  
  1661.      ______________________________________________________________
  1662.  
  1663.      ______________________________________________________________
  1664.  
  1665.      ______________________________________________________________
  1666.  
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.                Time & Billing Suggestion / Comments Form
  1672.  
  1673.       Name: ______________________________________________________
  1674.  
  1675.       Firm: ______________________________________________________
  1676.  
  1677.     Address: ______________________________________________________
  1678.  
  1679.              ______________________________________________________
  1680.  
  1681.              ______________________________________________________
  1682.  
  1683.  
  1684.   Office Phone: (____) _____________    FAX Phone: (____) ____________
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.    Suggestions / Comments: ____________________________________________
  1689.  
  1690.      __________________________________________________________________
  1691.  
  1692.      __________________________________________________________________
  1693.  
  1694.      __________________________________________________________________
  1695.  
  1696.      __________________________________________________________________
  1697.  
  1698.      __________________________________________________________________
  1699.  
  1700.      __________________________________________________________________
  1701.  
  1702.      __________________________________________________________________
  1703.  
  1704.      __________________________________________________________________
  1705.  
  1706.      __________________________________________________________________
  1707.  
  1708.      __________________________________________________________________
  1709.  
  1710.      __________________________________________________________________
  1711.  
  1712.      __________________________________________________________________
  1713.  
  1714.      __________________________________________________________________
  1715.  
  1716.      __________________________________________________________________
  1717.  
  1718.      __________________________________________________________________
  1719.  
  1720.      Your comments and suggestions are appreciated.  If you don't let us
  1721.      know how we can make TIME & BILLING better, it may never get done.
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725. Legal Time & Billing Program
  1726. Copyright 1992: FrostByte Company
  1727.                 3398 Sir Henry Street
  1728.                 East Point, Georgia 30344
  1729.                 404/761-5029 Compuserve 70270,213
  1730.  
  1731.  
  1732. To Order the Legal Time & Billing Program send $49.95 (Check or Money
  1733. Order).
  1734.  
  1735. Disk Size:_______
  1736.  
  1737. Name:___________________________________________________________
  1738.  
  1739. Address:________________________________________________________
  1740.  
  1741. Address2:_______________________________________________________
  1742.  
  1743. City:___________________________________________________________
  1744.  
  1745. Telephone:______________________________________________________
  1746.  
  1747. State/Province:_________________________________________________
  1748.  
  1749. Zip/Postal Code:________________________________________________
  1750.  
  1751. Thank You!
  1752.